Vrijwilligers opnieuw inschrijven?

 

Om maar met de deur in huis te vallen, alle vrijwilligers van De Hazelaar moeten zich in de komende maanden even opnieuw inschrijven. Dat is van belang voor de verenging en voor de vrijwilligers zelf. Waarom? Dat leggen we graag even uit.

Opnieuw inschrijven?
Voor een vereniging als De Hazelaar zijn vrijwilligers zeer belangrijk. In de loop van al die jaren zijn er ontelbaar veel bij ons werkzaam geweest. Sommigen van hen blijven lang, anderen zijn er korter, maar bij alle vrijwilligers verandert er wel eens iets in hun situatie. Een verhuizing, een nieuwe telefoon met ander nummer, ze bereiken de leeftijd van 18 jaar of nemen een ander emailadres, om maar eens wat te noemen. Ook kan men overstappen naar andere lessen om daar vrijwilligerswerk te doen of wordt het lopen naast de paarden ingewisseld tegen andere werkzaamheden op de manege. Al deze veranderingen zijn voor ons als vereniging best lastig bij te houden. Als ze niet (goed) worden doorgegeven, verouderen de gegevens van onze vrijwilligers in rap tempo. We lopen er bijna dagelijks tegen aan dat we mensen niet (snel) kunnen bereiken, we niet weten wanneer ze aanwezig zijn of zelfs niet op de hoogte zijn of iemand nog bij ons werkt. Om maar niet te spreken over de mensen die er nieuw bijgekomen zijn, maar waarvan we nooit gegevens hebben gekregen. 

Het is van belang dat we van iedereen over de juiste informatie beschikken omdat….

Communicatie
Het is nodig dat we altijd contact met onze vrijwilligers kunnen opnemen. Er kan een les uitvallen, dringend extra hulp nodig zijn of er is iets gebeurd waarvan iedereen op de hoogte moet worden gebracht.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Iedere vrijwilliger van 18 jaar of ouder moet zo’n VOG overleggen om bij ons vrijwilligerswerk te kunnen doen. Deze verklaring wordt trouwens kosteloos voor de vrijwilliger door ons aangevraagd. Daarvoor zijn wel de juiste gegevens nodig.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
In het kader van de nieuwe wet op de privacybescherming moeten wij als vereniging verantwoorden welke gegevens we van onze vrijwilligers opslaan, maar dienen de geregistreerde gegevens ook juist te zijn. En de vrijwilligers dienen allemaal akkoord te gaan met de verwerking van hun gegevens.

Vrijwilligerskorting
Alle ruiters (of onder de 14 jaar hun ouders/verzorgers) kunnen door het verrichten van minimaal 2 uur vrijwilligerswerk korting krijgen op hun contributie. Er is daarom een goede registratie nodig van vrijwilligers die daarvoor in aanmerking willen komen. 

Inschrijven dus!

We verzoeken daarom iedereen die zich als vrijwilliger bij ons inzet via het formulier op de website zich even opnieuw aan te melden. En daarmee gelijk toestemming te geven voor het verwerken van je gegevens.
Het formulier spreekt voor zich en het kost je niet veel tijd. Wil je dit liever niet via de website doen, vraag dan aan een instructrice een inschrijfformulier. Je kunt ook een formulier downloaden en uitprinten.
Hulp nodig bij het invullen? Laat dat dan even weten aan een instructrice of iemand van het bestuur. 

Let op!
Vóór 1 oktober 2019 moeten je gegevens bij ons binnen zijn. Wie zich niet heeft aangemeld, is met ingang van die datum geen officiële vrijwilliger meer. De eventuele korting op het lesgeld vervalt dan automatisch.

Vragen
Voor vragen of onduidelijkheden, neem gerust contact op met de vrijwilligerscoördinatoren binnen het bestuur, via vrijwilligers@manegedehazelaar.nl